Guía Completa Verifactu 2025: Todo lo que tu PYME Necesita Saber

¿Qué es Verifactu y Por Qué Debería Importarte?

Verifactu es el nuevo sistema de facturación electrónica que la Agencia Tributaria (AEAT) ha hecho obligatorio para todas las empresas y autónomos en España.

En términos simples: a partir de 2025, cada factura que emitas debe ser registrada automáticamente en los sistemas de Hacienda. Nada de facturas "olvidadas" ni correcciones a posteriori.

El Contexto: Ley Antifraude

Verifactu nace de la Ley 11/2021 (conocida como Ley Antifraude), que busca:

• Eliminar la economía sumergida
• Evitar la doble contabilidad
• Reducir el fraude fiscal
• Modernizar la facturación española

Plazos: ¿Cuándo Tengo que Cumplir?

Importante: Aunque el plazo para autónomos es enero 2026, los expertos recomiendan adaptarse antes para evitar aglomeraciones y problemas técnicos.

Requisitos Técnicos: ¿Qué Necesito?

Tu software de facturación debe cumplir estas características:

1. Registro Inmediato

Cada factura debe registrarse en el momento de su emisión, sin posibilidad de modificación posterior no trazada.

2. Huella Digital (Hash)

Cada factura lleva una "firma digital" única que garantiza que no ha sido alterada.

3. Código QR Obligatorio

Todas las facturas deben incluir un código QR que permite verificar su autenticidad en la web de la AEAT.

4. Envío Automático a Hacienda

El software debe enviar los datos a la AEAT de forma automática (no vale hacerlo manual).

5. Registro de Eventos

Debe guardar un historial de todas las operaciones: creación, modificación, anulación...

Las Multas: Esto Va en Serio

La AEAT no se anda con rodeos. Las sanciones por incumplimiento son:

Ejemplo real: Un autónomo que emita 100 facturas sin software certificado podría enfrentarse a una multa mínima de €15.000.

¿Qué Software Cumple con Verifactu?

Para cumplir, tu software debe estar certificado por la AEAT. Hay dos opciones:

Opción 1: Usar un Software ya Certificado

Proveedores como ZUI Technology ya tienen su software homologado. Ventajas:

• Sin preocupaciones técnicas
• Actualizaciones automáticas
• Soporte incluido

Opción 2: Adaptar tu Software Actual

Si tienes un software propio o personalizado, deberás:

1. Contratar un desarrollador que implemente los requisitos
2. Pasar el proceso de certificación de la AEAT
3. Mantener el software actualizado con cada cambio normativo

Coste estimado: €5.000 - €20.000 (desarrollo + certificación)

Cómo Funciona Verifactu en la Práctica

Vamos con un ejemplo paso a paso:

Paso 1: Creas una Factura

Abres tu software (por ejemplo, ZUI Facturación), introduces los datos del cliente y los conceptos.

Paso 2: El Software la Procesa

Automáticamente:

• Genera un hash único
• Crea el código QR
• Registra la operación en el libro de eventos

Paso 3: Envío a la AEAT

El software envía los datos a Hacienda en tiempo real. Tú no tienes que hacer nada.

Paso 4: Confirmación

Recibes confirmación de que la factura está registrada. El cliente puede verificarla escaneando el QR.

Preguntas Frecuentes

¿Qué pasa con las facturas anteriores?

Las facturas emitidas antes de la fecha límite no necesitan adaptarse a Verifactu. Pero cualquier factura nueva sí.

¿Puedo seguir haciendo facturas en Excel?

No. A partir de la fecha límite, las facturas deben generarse obligatoriamente con software certificado.

¿Afecta a facturas simplificadas (tickets)?

Sí, los tickets también deben cumplir con Verifactu.

¿Y si mi cliente no quiere factura electrónica?

El cliente puede recibirla en PDF, pero tú debes generarla y registrarla con software certificado.

¿Qué pasa si mi internet se cae?

Los sistemas certificados tienen mecanismos para registrar facturas offline y sincronizarlas cuando vuelva la conexión.

Plan de Acción: 5 Pasos para Cumplir

Paso 1: Evalúa tu Situación Actual (Esta semana)

• ¿Qué software usas ahora?
• ¿Está certificado para Verifactu?
• ¿Cuántas facturas emites al mes?

Paso 2: Elige un Software Certificado (2 semanas)

Compara opciones considerando:

• Precio mensual
• Facilidad de uso
• Soporte en español
• Integraciones (contabilidad, CRM, etc.)

Paso 3: Migra tus Datos (1-2 semanas)

• Exporta clientes de tu sistema actual
• Importa al nuevo software
• Verifica que todo esté correcto

Paso 4: Prueba el Sistema (1 semana)

• Emite facturas de prueba
• Comprueba que el QR funciona
• Familiarízate con la interfaz

Paso 5: Forma a tu Equipo (1 día)

• Sesión de formación básica
• Documentación de consulta
• Contacto de soporte

Conclusión: No lo Dejes para el Último Momento

La experiencia con normativas anteriores (SII, etc.) demuestra que quienes se adaptan tarde sufren:

• Sobrecarga de los servicios de soporte
• Problemas técnicos no resueltos
• Multas por incumplimiento de plazos

Mi recomendación: Empieza el proceso ahora, aunque tu fecha límite sea enero 2026.

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