Verifactu para Gestorías y Asesorías: Guía Completa 2026-2027

El Reto Especial de las Gestorías con Verifactu

Si eres propietario de una gestoría o asesoría, Verifactu te afecta por partida doble:

1. Tu propia facturación debe cumplir Verifactu
2. La facturación de tus clientes debe cumplir Verifactu

Esto significa que necesitas una estrategia diferente a la de una empresa normal. No basta con adaptarte tú: debes ayudar a decenas (o cientos) de clientes a adaptarse también.

Fechas Clave para Gestorías (Actualizado Diciembre 2025)

Según el Real Decreto-ley 15/2025:

Lo que Esto Significa para Ti

Antes de julio 2025: Tu software de facturación debe estar certificado AEAT.

Antes de enero 2027: Todos tus clientes que son sociedades deben estar usando software Verifactu.

Antes de julio 2027: Todos tus clientes autónomos deben estar usando software Verifactu.

Si gestionas 200 clientes, tienes que migrar 200 empresas a Verifactu. Esto requiere planificación.

Requisitos Técnicos de Verifactu para Multi-Empresa

Lo que Necesita Cada Cliente

Cada empresa/autónomo que factures debe tener:

1. Software certificado AEAT que genere facturas con:

• Huella digital (hash)
• Código QR verificable
• Envío automático a AEAT
• Registro de eventos inalterable

1. Certificado digital para firmar facturas:

• Certificado de persona jurídica (S.L., S.A.)
• Certificado de persona física (autónomos)
• O certificado de representante

1. Datos de empresa correctamente configurados:

• NIF/CIF
• Razón social
• Domicilio fiscal
• Actividad económica

Lo que Necesita tu Gestoría

Como gestoría que gestiona múltiples clientes:

1. Software multi-empresa que permita:

• Gestionar N empresas desde un panel
• Cambiar entre clientes fácilmente
• Facturar en nombre de clientes (con sus certificados)
• Dashboard consolidado de estado

1. Certificado de representante para:

• Firmar facturas en nombre de clientes (si procede)
• Acceso al sistema de la AEAT
• Gestión de certificados de clientes

1. Proceso de onboarding de clientes:

• Recopilación de datos
• Obtención/importación de certificados
• Configuración inicial
• Formación básica

Modelos de Gestión Verifactu para Gestorías

Modelo 1: Gestoría Factura Todo

Cómo funciona:

• El cliente te envía albaranes/datos
• Tú generas las facturas Verifactu
• Las facturas se envían a AEAT desde tu sistema
• El cliente recibe copia PDF

Ventajas:

• Control total sobre la calidad
• Un solo software para todo
• El cliente no necesita aprender nada

Desventajas:

• Mayor carga de trabajo para ti
• Dependencia del cliente para recibir datos
• Posibles retrasos si el cliente tarda

Ideal para:

• Clientes pequeños con pocas facturas
• Clientes sin capacidad técnica
• Servicios premium de gestoría

Modelo 2: Cliente Factura, Gestoría Supervisa

Cómo funciona:

• El cliente usa software Verifactu propio
• Las facturas se generan y envían automáticamente
• Tú tienes acceso de lectura/supervisión
• Intervenes solo si hay problemas

Ventajas:

• Menos trabajo operativo para ti
• Cliente más autónomo
• Escalable a muchos clientes

Desventajas:

• Necesitas que el cliente aprenda
• Menor control sobre errores
• Requiere software que permita multi-usuario

Ideal para:

• Clientes con volumen alto de facturas
• Clientes con personal administrativo
• Modelo de asesoramiento vs. gestión total

Modelo 3: Híbrido

Cómo funciona:

• Software centralizado en la gestoría
• Clientes con acceso limitado (solo crear facturas)
• Gestoría supervisa y valida
• Envío a AEAT centralizado

Ventajas:

• Balance entre control y escalabilidad
• Cliente puede facturar en el momento
• Supervisión antes del envío

Ideal para:

• La mayoría de gestorías
• Equilibrio entre servicio y eficiencia

Cómo Elegir Software Verifactu para Gestorías

Criterios Esenciales

Comparativa de Software para Gestorías

Preguntas para el Proveedor

Antes de contratar, pregunta:

1. ¿Cuántas empresas puedo gestionar?
2. ¿Cómo gestiono los certificados de mis clientes?
3. ¿Puedo dar acceso limitado a clientes para que facturen?
4. ¿Cómo migro datos desde [mi software actual]?
5. ¿Qué soporte técnico incluye?
6. ¿Qué pasa si un cliente cancela?

Plan de Migración para Gestorías (18 Meses)

Fase 1: Preparación (Enero-Junio 2025)

Mes 1-2: Auditoría

• Lista de todos los clientes
• Clasificar por tipo (S.L., autónomo, etc.)
• Identificar software actual de cada uno
• Detectar clientes problemáticos

Mes 3-4: Selección de Software

• Evaluar 3-4 opciones
• Prueba piloto con 5-10 clientes
• Negociar precios por volumen
• Contratar solución definitiva

Mes 5-6: Certificados

• Verificar certificados digitales de clientes
• Renovar los próximos a caducar
• Ayudar a obtener a quienes no tengan
• Centralizar gestión de certificados

Fase 2: Migración Sociedades (Julio 2025-Diciembre 2026)

Meta: Todos los clientes S.L./S.A. migrados antes de enero 2027.

Mes 7-12 (2025): Primeras 30% empresas

• Empezar por clientes grandes/técnicos
• Refinar proceso con feedback
• Documentar problemas comunes

Mes 13-18 (2026): Resto de sociedades

• Migración masiva
• Sesiones grupales de formación
• Soporte intensivo

Fase 3: Migración Autónomos (Enero-Junio 2027)

Meta: Todos los autónomos migrados antes de julio 2027.

• Proceso más rápido (ya refinado)
• Posible formación en grupo
• Material de auto-ayuda

Comunicación con Clientes

Plantilla de Email Informativo

```

Asunto: IMPORTANTE: Nueva normativa Verifactu - Acción requerida

Estimado/a [Nombre],

Te escribo para informarte sobre la nueva normativa Verifactu que afecta a tu facturación.

¿QUÉ ES VERIFACTU?

Es el nuevo sistema de facturación electrónica obligatorio en España. Todas las facturas deben registrarse automáticamente en Hacienda.

¿CUÁNDO ES OBLIGATORIO?

• Sociedades (S.L., S.A.): Enero 2027
• Autónomos: Julio 2027

¿QUÉ DEBES HACER?

Nada por ahora. Desde [Tu Gestoría] nos encargamos de todo:

1. Migraremos tu facturación a software certificado
2. Te formaremos en el nuevo sistema
3. Resolveremos cualquier duda

¿CUÁNTO CUESTA?

[Incluir información de costes si procede]

PRÓXIMOS PASOS

Te contactaremos en [mes] para programar la migración.

Cualquier duda, estamos a tu disposición.

Un saludo,

[Tu nombre]

[Tu Gestoría]

```

FAQ para Clientes

Prepara respuestas para:

• "¿Puedo seguir haciendo facturas en Excel?"
• "¿Tengo que comprar algo?"
• "¿Mis facturas antiguas también?"
• "¿Qué pasa si no cumplo?"
• "¿Cuánto me va a costar?"

Oportunidades de Negocio

Verifactu es trabajo extra, pero también oportunidad:

1. Servicio Premium de Migración

Cobra un fee único por:

• Configuración del software
• Importación de datos históricos
• Formación personalizada
• Soporte durante transición

Precio de mercado: €150-500 por empresa

2. Servicio de Facturación Gestionada

Para clientes que no quieren aprender:

• Tú generas todas sus facturas
• Fee mensual recurrente

Precio de mercado: €30-100/mes según volumen

3. Consultoría para Otras Gestorías

Si dominas el proceso:

• Forma a otras gestorías
• Véndeles tu metodología

Errores Comunes a Evitar

1. Esperar al Último Momento

200 clientes × 2 horas de migración = 400 horas.

Eso son 10 semanas a jornada completa.

No lo dejes para diciembre 2026.

2. No Verificar Certificados

Un cliente sin certificado digital válido = no puede facturar con Verifactu.

Revisa caducidades con 6 meses de antelación.

3. Elegir Software sin Multi-Empresa

Acabarás con 15 paneles diferentes.

Elige un software que centralice todo.

4. No Formar a los Clientes

Un cliente que no entiende el sistema = llamadas constantes.

Invierte en formación inicial.

Conclusión

Verifactu es un cambio significativo para las gestorías, pero manejable con planificación.

Las claves:

1. Empieza la migración YA (no esperes a 2027)
2. Elige software multi-empresa desde el principio
3. Comunica proactivamente con clientes
4. Convierte el reto en oportunidad de negocio

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